Version 1.0 (12 décembre 2024)
Préambule
Kezber & Associés inc. (ci-après désigné « Kezber ») recueillent, utilisent, divulguent et conservent différents renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
La présente politique s’applique à l’ensemble des informations confidentielles et personnelles recueillies par Kezber, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent Kezber, de même que son siège social.
La présente politique ne s’applique pas aux renseignements relatifs aux personnes morales ou de nature publique, c’est-à-dire, qui sont connus du public et accessible par le public par tout moyen légal, puisque la loi ne vise pas ce type de renseignement.
Par la présente politique, Kezber a voulu décrire ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels à l’égard de ses employés, des visiteurs de son site Web et des particuliers qui communiquent avec nous par différents moyens de communication (téléphone, Internet, courriel, télécopieur ou autres).
Cette politique vise à :
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, comme son nom, son adresse, sa date de naissance et son numéro d’assurance sociale.
Les renseignements personnels de nature sensible, comme des données médicales, intimes ou financières, le sont par le haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée qu’ils suscitent.
Nous traitons toute forme de renseignements personnels de la même façon, c’est-à-dire, avec le plus haut degré de confidentialité, sans discrimination quant à leur provenance ou leur sensibilité.
Kezber se fait un devoir de respecter la vie privée et les renseignements personnels de ses clients, de ses employés et de tous ceux qui communiquent avec nous. À cet égard, Kezber s’engage à prendre tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle a en sa possession.
Plus particulièrement, Kezber s’engage à :
Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication non autorisée de renseignements personnels, de même que la perte de renseignements personnels ou toute autre atteinte à la protection de tels renseignements.
En conformité avec la loi, Kezber a mis en place toutes les mesures jugées nécessaires pour prévenir les incidents de ce type et a préparé un plan d’intervention en cas d’incident de confidentialité.
En cas d’incident de confidentialité où le niveau de risque de préjudice pour les renseignements personnels est jugé sérieux, un avis sera transmis à la Commission d’accès à l’information et la personne concernée sera avisée sans tarder.
Par ailleurs, nous tenons à jour un registre dans lequel sont inscrits tous les incidents de confidentialité.
Kezber ne fait appel à aucun système de traitement automatisé de renseignements personnels et donc aucune décision n’est fondée sur un tel système.
Kezber utilise des technologies pour effectuer automatiquement le profilage des utilisateurs de son site Web. Lorsqu’un utilisateur visite le site Web, Kezber recueille automatiquement certains renseignements sur l’appareil utilisé, y compris des renseignements sur le navigateur Web, l’adresse IP, le fuseau horaire et installe certains fichiers témoins sur l’appareil. De plus, lorsqu’un utilisateur navigue sur le site Web, Kezber recueille des renseignements sur les pages Web ou les produits qui ont été consultés, sur les sites Web ou les termes de recherche qui ont renvoyé l’utilisateur à notre site Web et sur la façon dont l’utilisateur interagit avec le site Web.
Depuis le 22 septembre 2023, de nouvelles règles encadrent le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels :
Voici la liste des renseignements personnels collectés par Kezber :
Lorsque vous visitez le site, nous recueillons automatiquement certains renseignements sur votre appareil, y compris des renseignements sur votre navigateur Web, votre adresse IP, votre fuseau horaire et certains des fichiers témoins qui sont installés sur votre appareil. De plus, lorsque vous naviguez sur le site, nous recueillons des renseignements sur les pages Web ou les produits que vous consultez, sur les sites Web ou les termes de recherche qui vous renvoient au site et sur la façon dont vous interagissez avec le site. Nous appelons ces renseignements recueillis automatiquement les « renseignements sur les appareils ».
Nous recueillons des renseignements sur les appareils à l’aide des technologies suivantes :
Les renseignements collectés servent à :
Visiteurs du site Web :
Recrutement :
Les renseignements personnels en notre possession ne seront jamais divulgués à des tiers sans le consentement exprès préalable de la personne concernée, sauf en cas d’ordonnance d’un tribunal, d’une obligation légale, ou en conformité avec la loi.
Par ailleurs, nous partageons vos renseignements personnels avec des tiers pour nous aider à utiliser vos renseignements personnels, comme il est décrit à la section 7. Par ailleurs, Kezber a des clients qui ont des boutiques en ligne sur ses serveurs, lesquels sont soumis également à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Nous pouvons également utiliser Google Analytics pour nous aider à comprendre comment les visiteurs du site Web l’utilisent.
Toutefois, le consentement de la personne concernée n’est pas nécessaire lorsque nous utilisons ses renseignements personnels dans le cadre de l’exercice du mandat qui nous a été remis, pour la conclusion d’une transaction commerciale, pour la prestation des services qui nous ont été demandés, ou quand leur utilisation est manifestement pour le bénéfice de la personne concernée.
Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire et conformément à nos obligations légales. Les renseignements peuvent être conservés à la fois sur support papier et sur support numérique, mais pas nécessairement sur les deux supports en même temps.
Par ailleurs, tous les renseignements personnels numériques que nous conservons le sont sur des serveurs infonuagiques/locales sécurisés.
L’ensemble de notre réseau local est protégé par des mots de passe, un pare-feu moderne et à jour et un logiciel antivirus à jour. Des copies de sûretés sont faites quotidiennement sur un système infonuagique tiers. Les données stockées sur ce service sont protégées par mot de passe et chiffrées tant lors de la transmission des données que pendant leur stockage.
Les serveurs physiques sont dans une salle verrouillée avec un système de carte à puce.
Finalement, nous utilisons aussi la plateforme Sharepoint pour le partage de documents numériques.
Les renseignements personnels sont détruits lorsque les fins auxquelles ils ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi.
Plus particulièrement, Kezber a une politique de conservation et de destruction des renseignements personnels dans laquelle il est spécifié le type de renseignement personnel et le délai de destruction associé. Kezber vous invite donc à consulter ladite politique pour plus de précisions
Les renseignements personnels numériques sont détruits lorsqu’ils sont supprimés de l’ensemble de nos serveurs, ordinateurs, appareils mobiles, appareils de stockage et copies de sauvegarde.
Tout document physique contenant des renseignements personnels sera détruit par déchiquetage.
Finalement, tout appareil de stockage contenant de renseignements personnels et/ou des informations confidentielles sont détruits par déchiquetage à l’interne ou encore, par une entreprise spécialisée dans le domaine.
Le seul produit ou service technologique que nous offrons au public est notre site Web. Celui-ci recueille des renseignements personnels, mais nous nous assurons que, par défaut, notre site Web offre le plus haut niveau de confidentialité possible.
Quant aux services de partage de données, nous utilisons Sharepoint. Cette plateforme est chiffrée tant lors de la transmission de données que pendant leur stockage. Nous partageons des informations seulement avec les personnes concernées et celles-ci sont les seules à y avoir accès. Cet accès est protégé par mot de passe unique. Il s’agit ici du plus haut niveau de confidentialité possible sur cette plateforme.
Toute personne peut demander que ses renseignements personnels ne soient plus diffusés ou que tout hyperlien rattaché à de tels renseignements soit désindexé.
Cependant, Kezber ne diffuse aucun renseignement personnel ni ne rattache de renseignements personnels à des hyperliens.
Conformément à la loi, avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera effectuée.
Si celle-ci démontre que les renseignements bénéficieront de la protection adéquate, ils pourront être transmis, sujets à une entente écrite de confidentialité avec la ou les personnes à qui les renseignements seront transmis en conformité avec la loi.
La loi nous autorise, à compter du 22 septembre 2023, à communiquer un renseignement personnel concernant une personne décédée à son conjoint ou à l’un de ses proches parents si ce renseignement est susceptible d’aider cette personne dans son processus de deuil, à moins que la personne décédée n’ait consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès.
Les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne sont jamais recueillis auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte sera manifestement au bénéfice de ce mineur.
Tous les membres du personnel de Kezber sont responsables du maintien de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels en notre possession, et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements. L’accès aux renseignements personnels des employés est restreint à la direction, au personnel des ressources humaines et de la comptabilité.
De plus, les membres de notre personnel qui ont accès aux renseignements personnels sont soumis à une entente de confidentialité les obligeant à respecter la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels, laquelle s’assure que Kezber respecte et mette en œuvre les principes applicables en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, doit :
En l’occurrence, la personne désignée à ce rôle est monsieur Alan Kezber, président.
Toute personne a le droit de demander qu’elle lui soit communiquer une copie de ses renseignements personnels informatisés qui ont été recueillis auprès d’elle, à moins que cette demande ne soulève des difficultés pratiques sérieuses. Ces renseignements personnels vous seront acheminés dans un délai de 30 jours dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous pourrons aussi, à votre demande, communiquer ces renseignements personnels à toute personne ou organisme autorisé par la loi.
Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre.
Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord le responsable de la protection des renseignements personnels de Kezber.
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de la consulter en temps opportun afin d’y vérifier les changements.
Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.
Alan Kezber
Président
817, rue Principale Ouest, suite 400
Magog (Québec) J1X 2B4
Le site Web est exploité par Kezber. Dans l’ensemble du site, les termes « nous », « notre » et « nos » font référence à Kezber. Kezber offre ce site Web, y compris tous les renseignements, outils et services disponibles sur ce site pour vous, l’utilisateur, à condition que vous acceptiez toutes les conditions et politiques ainsi que tous les avis mentionnés dans les présentes.
En visitant notre site et/ou en achetant quelque chose auprès de nous, vous faites appel à nos « services » et acceptez d’être lié par les conditions suivantes (« conditions d’utilisation », « conditions »), y compris les conditions supplémentaires et les politiques mentionnées dans les présentes et/ou accessibles par hyperlien. Les présentes conditions d’utilisation s’appliquent à tous les utilisateurs du site, y compris les utilisateurs qui sont des navigateurs, des fournisseurs, des consommateurs, des marchands et/ou des contributeurs au contenu.
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Vous acceptez que, de temps à autre, nous puissions interrompre les services pour une durée indéterminée ou que, à tout moment, nous puissions annuler les services sans préavis.
Vous acceptez expressément que votre utilisation des services, ou votre incapacité de les utiliser, se fait à vos propres risques. Les services, ainsi que tous les produits et les services qui vous sont livrés par l’intermédiaire de nos services, sont (sauf en cas d’indication contraire de notre part) fournis « tels quels » et « selon leur disponibilité » pour votre usage, sans aucune déclaration, garantie ou condition d’aucune sorte, expresse ou implicite, y compris toute garantie ou condition quant à la qualité marchande, la conformité pour un usage particulier, la durabilité, la désignation et la non-contrefaçon.
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Dans le cas où une disposition des présentes conditions d’utilisation serait jugée illégale, nulle ou inexécutable, cette disposition sera néanmoins applicable dans toute la mesure permise par la loi applicable, et la partie inapplicable sera réputée être séparée des présentes conditions d’utilisation, cette décision n’aura aucune incidence sur la validité et l’applicabilité de toute autre disposition.
Les obligations et responsabilités des parties contractées avant la date de résiliation perdureront après la résiliation de la présente entente, quelle qu’en soit la raison.
Les présentes conditions d’utilisation sont en vigueur jusqu’à ce qu’elles soient résiliées par vous ou par nous. Vous pouvez résilier les présentes conditions d’utilisation à tout moment en nous informant que vous ne souhaitez plus utiliser nos services, ou en cessant d’utiliser notre site.
Si, à notre seul jugement, vous ne respectez pas, ou si nous soupçonnons que vous avez omis de respecter, une modalité ou une disposition des présentes conditions d’utilisation, nous pouvons également résilier la présente entente en tout temps sans préavis, et vous demeurez responsable de tous les montants dus, jusqu’à la date de résiliation inclusivement, et/ou vous refuser en conséquence l’accès à nos services (ou à toute partie de ceux-ci).
Le défaut de notre part d’exercer ou d’appliquer tout droit ou toute disposition des présentes conditions d’utilisation ne constitue pas une renonciation à ce droit ou à cette disposition.
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Toute ambiguïté dans l’interprétation des présentes conditions d’utilisation ne saurait être interprétée à l’encontre des rédacteurs.
Les présentes conditions d’utilisation et toute entente distincte en vertu de laquelle nous vous fournissons des services sont régies par les lois du 817, rue Principale Ouest, bureau 400, Magog (Québec) J1X 2B4, Canada, et doivent être interprétées conformément à celles-ci.
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